Notarissen: kan je archief je antwoorden geven?

1 / 10

Clienten worden uit het geheugen geantwoord omdat de akte raadplegen te lang duurt.

Geheugen is geen bron, en een notaris antwoordt met bronnen.

Wat we meten: Hoe diep antwoorden afhangen van handmatig doorkruisen van aktenketens: de structurele kost van een relationeel archief.

2 / 10

Een clausule of voorwaarde werd uit de verkeerde akte of de verkeerde versie aangehaald.

Eén verkeerde verwijzing in een authentieke akte is er één te veel.

Wat we meten: In welke mate opzoeken handwerk is. Als lookup akte per akte gaat, antwoordt het archief vragen enkel aan de snelheid van de beheerder.

3 / 10

Het nazien van een concept tegen de bronakten kost uren handwerk.

Elke akte leunt stilletjes op alle vorige.

Wat we meten: Het deel van het archief dat donker is voor zoeken. Oudere formaten bevatten de helft van het geheugen en geen van de toegankelijkheid.

4 / 10

Antwoorden uit het archief vereisen bij nieuwe medewerkers de begeleiding van een oudere collega.

Een kopie is maar zo goed als haar verificatie.

Wat we meten: Hoe lang kennisoverdracht duurt. Nieuwe medewerkers die seniors nodig hebben, betekenen dat het archief zelf geen instructie draagt.

5 / 10

Antwoorden met zekerheid vereisen het lezen van hele akten omdat zoeken niet tot de juiste passage reikt.

Zoeken dat echt vindt, hoeft niet te lezen.

Wat we meten: Hoeveel heruitvinding er per dossier gebeurt. Gelijkaardige dossiers van nul herbouwen is betalde herontdekking van je eigen precedenten.

6 / 10

Het tonen van wie toegang heeft tot clientgegevens vergt vandaag een handmatige controle.

In authentieke akten is inconsistentie onverdedigbaar.

Wat we meten: Of toegangscontrole aan de client kan worden getoond. Wat je niet kunt tonen, kun je niet claimen.

7 / 10

Akten met familie-, erf- of vennootschapsdata onder strikte vertrouwelijkheid passeren ons bureau.

Deze data mag bij wet of deontologie nooit ons beheer verlaten.

Wat we meten: Het volume data onder wettelijk en deontologisch geheim. Dit is de beschermingspoort: hoe meer beschermde stukken passeren, hoe meer infrastructuur je ze verschuldigd bent.

8 / 10

Een volledig overzicht van wie toegang heeft tot welk deel van het archief vraagt handmatige verificatie.

Toegangscontrole die je niet kunt tonen, heb je niet.

Wat we meten: De volledigheid van je interne toegangsbeeld. Logging die je niet kunt bevragen, is toegang die je niet bestuurt.

9 / 10

Scans of bestanden worden verwerkt in tools buiten ons eigen beheer.

Het archief is het kantoor; het kantoor moet het archief in handen hebben.

Wat we meten: Hoeveel verwerking buiten infrastructuur gebeurt die je beheerst of kunt aanwijzen.

10 / 10

Clienten vragen waar hun data wordt bewaard en wie er toegang toe heeft.

Families en bedrijven eisen een precies antwoord.

Wat we meten: Hoe vaak clienten een precies antwoord op datalocatie eisen. Verwacht deze vraag bij elke verlenging.